Adrien Gr, le Blog

En passant sur mon blog ou sur mon portfolio, vous n’êtes plus sans savoir que je suis ne formation de Chef de Projet ! Certains me demandent encore ce que signifie ce métier, à quels types de projet (construction, multimédia ?) il se rapporte. Et souvent je leur réponds par une comparaison à d’un chef d’orchestre, qui fait en sorte que chacun de ses musiciens soit en accord avec les autres, coordonnés. Exactement ce qui est utilisé dans la plaquette de mon école pour présenter cette filière.

Entre mes cours, l’éxperience de la bourse au projet (gestion de projets, encadrée par l’école, avec de vrais prestataires externes), mon expérience personnelle, on peut faire ressortir quelques mots ou plutôt groupes de mots clé qui caractérisent pertinemment les atouts attendus un Chef de Projet…

1er mot d’ordre clé : savoir Communiquer

La communication dans un projet se caractérise sur deux plans : communication interne et externe.

La communication interne concerne principalement l’aptitude à communiquer avec son équipe de travail, soit les ressources -en terme technique- qui vont être vos collaborateurs, vos membres d’équipes tout le long de la réalisation d’un projet.

Une bonne communication avec votre équipe facilitera vos échanges ainsi qu’une bonne cohésion entre membres. Et la bonne entente dans un projet, c’est primordiale ! Mais cette communication va aussi vous assurer que vos directives ont bien été comprises, vérifier l’évolution du projet, valider etc.

La communication externe, je pense en particulier à votre client, même si d’autres acteurs peuvent entrer en compte (prestataires externes pour une commande, une réservation…). Nul besoin de vous rappeler l’importance qu’il y a à garder un contact régulier avec votre client, lui faire par de la progression du projet, d’éventuels retards, de validation de certaines étapes, du brief en amont du projet, etc.

Il existe grâce au monde numérique qui nous entoure (!) divers outils, façon de rester en contact avec son équipe ou son client.

L’idéal et de trouver ce qui sont le mieux adaptés à votre projet/habitudes, ceux que vous maitriser le mieux.

En revanche, ne vous cantonner pas à utiliser un seul mode de communication pour tout, comme par exemple le plus courant : le mail.

La communication peut se faire par divers méthodes : réunion, déjeuner, rapport papier, courriel, entretient téléphonique… Et grâce à divers outils : le courriel, la messagerie instantanée, le téléphone, un intranet dédié etc.

2ème mot d’ordre clé : savoir Etre à l’écoute

Vous n’êtes pas psy, et pourtant écouter son client fait parti d’une phase importante d’un projet, notamment lors du tout premier entretient.

A ce moment là, pendant votre premier brief client, c’est l’occasion de récolter divers informations sur votre client (sa profession, la fonction de son entreprise) qui peuvent aller à des fondamentaux de son activité, l’explication de son besoin, jusqu’à des détails (à trier par la suite). Aussi l’occasion de savoir où vous vous aventurer et avec qui vous comptez collaborer. C’est un peu la récolte du pétrole, qu’il va falloir transformer en essence.

Bien sûr les questions sont importantes, surtout les bonnes :p. En somme le plus important c’est de savoir rester à l’écoute, prendre des notes et être sur d’avoir bien saisi la demande, quitte à revenir sur certains points plus tard, car là où tout peu se jouer c’est dans la compréhension du projet que l’on vous a confié et que vous allez devoir retranscrire/traduire à votre équipe.

3ème mot d’ordre clé : savoir Analyser

En tant que chef de projet, vous ne manquerai jamais d’éléments à analyser : le contexte dans lequel se situe votre client, comment fonctionne son affaire, sa cible, l’état du marché dans certains projets.

Là aussi, une évidence, mais de nombreux cas d’école ont perdu un temps précieux sur leur planning car l’analyse de la cible finale du client n’a pas été suffisamment approfondie, définie, ou que le profil du client n’a pas été bien cerné (gamme de produit qu’il vend, sa position par rapport à ses concurrents). Ainsi, mieux vaut « perdre du temps » dans la compréhension du besoin d’un client, de sa cible etc. plutôt que se penser rapidité et survoler une étape qui risque de payer très chère durant les phases de production.

Bien entendu en absolue, mieux vaut ne pas perdre de temps du tout ;-)

Petit réflexe pour aller dans ce sens : assurez vous d’avoir un bon premier brief qui couvre des réponses à pas mal de question, quitte à revenir avec votre client si des points vous semblent pas claires.

4ème mot d’ordre clé : savoir Anticiper

Surement ce qui fait la valeur ajoutée subtile d’un chef de projet à un autre.

Il ne s’agit pas d’apprendre le Tarot ou de faire mumuse avec la boule de cristal de mademoiselle Irma (certains témoignages disent ça marche :s !). En réalité, c’est la capacité à adapter une pré-planification en fonction des contraintes émergentes et de son avancée.

Je m’explique : vous connaissez votre projet, vous savez que vous avez deux développeurs sous la main pour réaliser un intranet pour une entreprise Y. En bon CDP que vous êtes, vous avez rédigé un planning Prévisionnel qui organise la distribution des tâches, des délais, des marges d’erreurs etc. Mais comme pour la météo, les prévisions ne sont jamais parfaitement fidèle à la réalité : une livraison qui prend du retard, des difficultés à contacter un tiers, une tâche qui demandent plus de temps de prévue… Nombreuses peuvent-être les causes.

De ce fait, attendez vous à revenir plusieurs fois sur votre planning pour réorganiser certaines tâches si nécessaires, ajouter des sets de retour par exemple ou pallier une attente d’un retour client trop longue, ce qui peut arriver.

Pensez que votre planning prévisionnel n’est jamais définitivement valide : il évoluera avec votre projet et vous demandera beaucoup d’efforts et d’anticipation pour respecter les délais imposés et rester dans une marge de temps rentable (ah mais on n’a pas inventé le chef de projet pour rien !). Le réflexe idéal et de s’attendre à ce genre d’imprévu, les prévoir et les prendre en compte dans votre planification de projet.

Conseil de ma toute pitite expérience : le diable se cache dans les détails ! Si vous planifier des choses et vous vous dites « ah bon pour ça je pense que ça ira, ça devrait Pas poser de problème », c’est à ce moment là qu’il faut aller vérifier vos dires…

5ème mot d’ordre clé : savoir Manager

La clé de voute ! (je ne sais pas si l’expression est la plus pertinente pour le coup).

Car la base d’un chef de projet c’est de savoir gérer une équipe : qu’elle soit composée de trois assistants chef de projet, un graphiste et deux développeurs… Ou de seulement vous-même.

Il ya deux choses que je pense les plus importantes dans la manière de manager une équipe :

Apprendre à mieux la connaitre (de ses compétences à ses sauts d’humeur) et garder une cohésion d’équipe forte.

Connaitre les compétences techniques/graphiques/ou autres des membres de son équipe, c’est un début pour les mobiliser de manière stratégique :

Dans notre école, lorsque je travaillais en tant que Chef De Projet d’équipe, nos ressources  étaient déjà « préconstruites », c’est-à-dire que graphistes et développeurs étaient déjà nommés.

Et c’est en prenant le temps de les laisser nous partager leurs domaines de compétences, de « prédilections » en quelques sortes que nous avons du réorganiser la majorité de notre équipe, échangeant même une place de graphiste avec celle développeur…

En effet : notre développeur avait déjà de bonnes compétences en matière de développement graphique et de manipulation de logiciel de création graphique. A l’inverse notre graphiste d’origine était à l’aise dans la programmation du script PHP et n’avait qu’une faible expérience avec Photoshop.

Ces choix là ont bien entendu apporté un impact très positif sur le déroulement du projet, car chacun pouvait travailler sur les domaines qu’ils maitrisaient-en théorie-, et sur lesquels ils avaient d’avantage de motivation (acquérir de nouvelles compétences, les enrichir etc.).